Splošni okvir varstva osebnih podatkov (GDPR)

Namen povzetka

Sledeče besedilo je povzetek pravilnika o zasebnosti za Fundacijo Vipassana, ustanovo za meditacijo, Mrzlava vas 24A, 8262 Krška vas, Slovenija.

V povzetku pojasnimo; kdo smo, zakaj potrebujemo vaše podatke, kaj bomo z njimi počeli in kako vam lahko pomagamo pri uveljavljanju vaših pravic v zvezi z obdelavo vaših podatkov.

Namen pravilnika o zasebnosti Fundacije Vipassana, ustanove za meditacijo, je predvsem, skrbna obravnava vaših podatkov in dotičnih pravic, v skladu z nacionalnimi in mednarodnimi pravili ter predpisi, zlasti s splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (GDPR).

Kdo smo

V kolikor se prijavite na 10-dnevni tečaj Vipassana meditacije, bodo vaši podatki obravnani prek spletnega postopka za prijavo, imenovanega CALM (ta je namenjen prijavam na tečaj ter splošnemu upravljanju z elektronskimi sporočili). Združenim organizacijam Vipassane služi ta sistem registracije za organizacijo tečajev. Fundacija CALM (locirana v Rotterdam-u, na Nizozemskem), ta sistem nadzoruje ter ima ravno tako lasten pravilnik o zasebnosti, do katerega lahko dostopate tako, da pošljete e-sporočilo na: [email protected].

Fundacija Vipassana, ustanova za meditacijo, je organizacija odgovorna za nadaljno obravnavo vaših osebnih podatkov.

Vaše podatke se uporablja z namenom prijave na tečaj. Glede na vaše osebne podatke vam zagotovimo mesto na tečaju, torej sobo in prostor za meditacijo, po potrebi pa se za vas uredijo tudi posebne določbe.

Zakaj shrajujemo vaše podatke

Glede na informacije, ki nam jih posredujete, ocenimo ali ste mentalno in fizično sposobni sodelovati na tečaju, saj je tečaj Vipassane lahko zelo zahteven.

Vaše podatke uporabimo tudi za:

• načrt nastanitve, hrane ali prevoza;
• zagotavljanje ustreznih napotkov in pomoč med tečajem;
• dodatne storitve, ki jih lahko zagotovimo starim študentom, kot so razna glasila in seznami e-naslovov po opravljenem tečaju;
• ponudbo priložnosti za prostovoljno delo in deljenje drugih pomembnih informacij z vami;
• shranjevanje finančnih podatkov zaradi davčnih razlogov, ali drugih osebnih podatkov, ki jih zahteva zakon.

Slednjih pristopov pa ne bomo uporabili, če si tega od nas ne želite.

Obstajajo primeri, v katerih je shranjevanje osebnih podatkov potrebno zaradi posameznikovega možnega ogrožanja sebe ali drugih sodelujočih na tečaju. 
 

Informacije, ki jih beležimo

Zabeležimo si vaše ime, datum rojstva, spol, poklic, zgodovino fizičnega in/ali duševnega zdravja (ki nam jo zaupate sami), ime zakonca, ime prijatelja, ki sodeluje na tečaju, kontakt za nujne primere, splošni kontakt, zgodovino prisotnosti na tečajih, materin jezik in druge jezike, ki jih govorite.

V času tečaja hranimo tudi številko registrske tablice vašega vozila, če bi ga morali v nujnih primerih odstraniti.

V kolikor ima učitelj razloge za odločitev, da se tečaja ne morete udeležiti, bomo te podatke in razloge za to odločitev shranili. Odločitev lahko temelji na podatkih, ki ste jih posredovali sami, na določenih dogodkih ali na učiteljevih opažanjih. Do teh informacij imajo dostop le učitelji, ki sodelujejo pri ocenjevanju.

Kako dolgo so informacije shranjene

Fundacija CALM vse informacije in zapise komunikacij, ki so osebne narave, odstrani po preteku treh mesecev. Shranijo se le nakateri osnovni podatki, na primer vaše ime in če ste zaključili prejšnji tečaj. Ocena, ki sporoča, da se posameznik tečaja v prihodnosti ne more udeležit oziroma se ga lahko udeleži le pod določenimi pogoji, se hrani največ 10 let. To obdobje se lahko tudi podaljša, glede na posodobitev ocene. Fizični obrazec, ki ga izpolnete, ko prispete v Vipassana center, bo uničen v enem mesecu.

V kolikor se udeležite tečaja je Fundacija Vipassana, ustanova za meditacijo, v skladu s mednarodnimi ter lokalnimi pravilniki in predpisi odgovorna za shranjevanje vaših podatkov.

Vse informacije, ki jih ne potrebujemo več, izbrišemo.

V kolikor vas zanima natančno obdobje hranjenja določenih informacij, se prosim obrnite na ustreznega pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov (DPO, Data Protection Officer) ali kontaktno osebo za področje varovanja zasebnosti (PCP, Privacy Contact Person). Informacije najdete spodaj.

Kako obdelujemo vaše osebne podatke

Ko obdelujemo vaše podatke, upoštevamo sklop načel:

1. vaše podatke uporabljamo in hranimo samo v skladu s tistim, kar je resnično pomembno, in le dokler je to potrebno;
2. imamo pregled nad vsemi vrstami informacij, ki so shranjene;
3. v primeru, da vaših podatkov ne potrebujemo več, jih bomo izbrisali;
4. omogočamo vam dostop do vaših podatkov;
5. vaše podatke hranimo pravilno zavarovane in zaščitene;
6. vaše podatke delimo samo znotraj naše organizacije (to pomeni: z organizacijami Vipassane v isti tradiciji in z enakimi cilji in le v primeru, če so vzpostavljeni zaščitni ukrepi (glej spodaj).

Pooblaščenec za varstvo podatkov (DPO) in kontaktna oseba za zasebnost (PCP)

Fundacija CALM, odgovorna za mednarodni sistem spletne registracije, ima pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO, Data Protection Officer). Meditacijski centri, ki uporabljajo ta sistem, na primer Fundacija Vipassana, pa so odgovorni za nadaljnjo obdelavo. Tako ima vsaka država kontaktno osebo za področje zasebnosti (PCP, PrivacyContact Person). Oseba za področje zasebnosti sodeluje s pooblaščencem za varstvo podatkov, da zaščiti vaše podatke. Oba lahko kontaktirate na: [email protected].

Posebna pravila za otroke

Za otroke velja poseben pravilnik o zasebnosti, saj je ta skupina bolj ranljiva:www.privacy-eu.dhamma.org/children.

Pravni razlogi

Osebne podatke shranimo le, če imamo utemeljen razlog za njihovo hrambo in če nam zakon to omogoča. Na primer: s privolitvijo, po pogodbi, zaradi katerega koli drugega zakonitega interesa, kot je življenjski interes študenta, ali ker od nas to zahteva poseben zakon. Vedno pa vas lahko informirano o pravnem razlogu zaradi katerega hranimo vaše podatke.

Varnost

Sodelavci/prostovoljci, ki obdelujejo podatke za Fundacijo Vipassana, podpišejo izjavo o zaupnosti. Samo učitelji, ki sodelujejo pri ocenjevanju, pa imajo dostop do bolj občutljivih informacij (podpisali so izjavo o zaupnosti). Vaši osebni podatki so varno shranjeni in se jih v nobenem primeru ne razkrije tretji osebi, razen če je ta posebej pooblaščena za sprejemanje teh podatkov in je sklenila pogodbo o zaupnosti.

Osebni podatki se hranijo:

● v zaklenjeni sobi z nadzorovanim dostopom; in/ali

● v zaklenjenem predalu ali omari; in/ali

● če so v računalniški obliki, so zaščiteno z geslom v skladu s korporativnimi zahtevami po pravilniku nadzora do dostopa; in/ali

● shranjeni na (odstranljivih) računalniških nosilcih podatkov, ki so šifrirani in bodo anonimizirani ali psevdonimizirani, kadarkoli je to mogoče.

Računalniški zasloni in terminali, ki se uporabljajo za obdelavo podatkov, niso vidni nikomur, razen pooblaščenim sodelavcem/prostovoljcem. Fizičnih evidenc se ne sme puščati na mestu, do katerega lahko dostopa nepooblaščeno osebje, in jih ni mogoče odstraniti z delovnega mesta brez izrecnega dovoljenja. Takoj, ko ročnih zapisov ne potrebujemo več, se te odstrani iz varnega arhiviranja.

Pravice študentov

Spoštujemo vaše pravice. Natančneje, zagotavljamo vam lahko naslednje:

1. Lahko vam ponudimo pregled nad vsemi informacijami, ki jih hranimo o vas.

2. Poskrbeli bomo, da bodo vaši podatki zabeleženi pravilno.

3. Na vašo zahtevo bomo popravili in odstranili vse podatke, razen v primerih, ko bomo imeli pravno podlago za obdelavo podatkov brez vašega soglasja. Imate pravico nasprotovati naši odločitvi.

4. Preusmerili vas bomo do ustreznega pooblaščenca za varstvo podatkov (DPO) ali kontaktne osebe za varovanje podatkov (PCP).

5. Ponujamo vam možnost vložitve ugovora zoper obdelave podatkov odboru za pritožbe, tako imenovanemu Odboru za posebne primere.

6. Spoštovali bomo vašo pravico do vložitve pritožbe organu za varstvo podatkov.

Dostop do informacij in ugovor zoper obdelave podatkov

V primeru, da želite izvedeti, katere podatke hranimo o vas, oziroma se ne strinjate s podatki, ki jih hranimo in želite vložiti ugovor zoper obdelavo, lahko izpolnite ta obrazec in zahtevo pošljete na: [email protected].

V kolikor do svojih podatkov ne morete dostopati, pošljite e-sporočilo na naslov [email protected].

Kršitve podatkov

Če pride do kršitve, ki bi lahko vplivala na vas, bomo o tem obvestili vas in organ za varstvo podatkov. V kolikor želite kršitev prijaviti, si poglejte https://www.privacy-eu.dhamma.org/report-a-data-breach/.

Mednarodni zaščitni ukrepi

Kadarkoli vaše osebne podatke delimo z organizacijo Vipassana zunaj Evropske unije, uporabljamo dodatne zaščitne ukrepe.
Če želite izvedeti več o zaščitnih ukrepih, ki smo jih uporabili v vašem konkretnem primeru, nas kontaktirajte.

V primeru, da nas prosite za posredovanje podatkov organizaciji brez ustreznih zaščitnih ukrepov, vas bomo obvestili o tveganjih. Nato se lahko odločite, ali želite informacije posredovati ali ne.

Kontaktne informacije

V kolikor imate kakšno vprašanje oziroma bi radi stopili v stik z nami, nas kontaktirajte na: [email protected] ali https://www.privacy-eu.dhamma.org.